Activación, seguridad, organización, compartición y portabilidad: 5 pasos para dominar MyPeopleDoc y sacar el máximo partido de su cofre-fort de RR. HH. en 2026. 
MyPeopleDoc se ha convertido en 2026 en el baúl-fort digital de RR. HH. más utilizado en Francia, desplegado en más de 1 000 empresas y gestionado por UKG (Ultimate Kronos Group) desde la adquisición de la solución francesa en 2018. Nóminas, contratos, certificados, RIB, justificantes: su carrera administrativa cabe desorahora en 10 Go de espacio personal seguro, conservados hasta 50 años, accesibles de por vida incluso después de su salida de la empresa. Pero entre la activación inicial, la securización del acceso, la organización de los documentos y la portabilidad, la majoría de los usuarios solo explotan una fracción de las posibilidades. He aquí las 5 etapas concretas para dominar MyPeopleDoc y sacarle el máximo partido, desde el primer correo electrónico de invitación hasta su vida profesional después de la empresa.
Paso 1 — Activar correctamente su cuenta MyPeopleDoc
La activación de su cuenta condiciona todo lo demás. Una mala decisión en esta etapa (correo electrónico erróneo, enlace caducado, contraseña débil) puede costarle el acceso a años de nóminas. Aquí tiene el procedimiento paso a paso.
El desencadenante: el correo electrónico de invitación de su empleador
No puede crear una cuenta MyPeopleDoc por su cuenta. El servicio funciona estrictamente por invitación del empleador : es la empresa la que suscribe la suscripción (alrededor de 3 € al mes por empleado, decreciente según el tamaño). Una vez firmado el contrato, su servicio de RR. HH. activa el envío automático de un correo electrónico que contiene un enlace único y personal.
Procedimiento de activación detallado
- Localice el correo electrónico de invitación en su bandeja de entrada (compruebe también el spam). El remitente suele ser noreply@mypeopledoc.com o un alias de su servicio de RR. HH.
- Haga clic en el enlace de activación rápidamente: por lo general caduca en un plazo de 30 días. Transcurrido ese plazo, hay que solicitar un nuevo enlace a su servicio de RR. HH.
- Introduzca el código de activación único facilitado en el correo electrónico si se le solicita.
- Elija el correo electrónico asociado a la cuenta — la etapa más estratégica de todo el proceso (véase el consejo a continuación).
- Cree una contraseña segura : mínimo 12 caracteres, combinación de mayúsculas, minúsculas, cifras y caracteres especiales. Idealmente generada por un gestor de contraseñas.
- Acepte las condiciones generales y finalice la creación de la cuenta.
Consejo n.º 1: utilice un correo electrónico personal, no su correo electrónico profesional
Esta es la trampa en la que caen muchos empleados. Si activa su cuenta MyPeopleDoc con su dirección prenom.nom@votreentreprise.fr, el día que deje la empresa, perderá el acceso a su buzón de correo profesional y, por tanto, a toda función de recuperación (contraseña olvidada, alertas de conexión, validación MFA por correo electrónico). Utilice sistemáticamente su correo electrónico personal (Gmail, iCloud, ProtonMail) lors en el momento de crear la cuenta. Así podrá consultar sus nóminas 5, 10 o 30 años después de su salida — exactamente la promesa de portabilidad que hace que la herramienta resulte interesante.
Paso 2 — Asegurar su acceso con 2FA y biometría
Su caja fuerte fort contiene datos extremadamente sensibles: ingresos, RIB, número de la seguridad social, contratos. Una contraseña por sí sola ya no basta en 2026.
Activar la autenticación de dos factores (2FA)
La 2FA ya está activada por defecto al crear la cuenta en la majoridad de los despliegues de MyPeopleDoc, pero compruébela en Configuración › Seguridad. Generalmente se proponen tres opciones:
- Código por SMS : práctico pero vulnerable al SIM swapping. Aceptable para empezar, debe sustituirse en cuanto sea posible.
- Aplicación de autenticación (Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator) : el método recomendado. El código cambia cada 30 segundos y no se puede interceptar a distancia.
- Email de respaldo : útil como método de fallback, siempre que este email sea una cuenta personal segura.
Activar la biometría en la aplicación móvil
Descargue la aplicación oficial (busque PeopleDoc o UKG en iOS y Android — su nombre varía según la región). Una vez haya iniciado sesión con sus credenciales, active Face ID o Touch ID en los ajustes de la app. Para las sesiones posteriores, bastará con su huella o su rostro, sin necesidad de volver a introducir la contraseña cada vez.
Conservar los códigos de recuperación
Al activar la 2FA, MyPeopleDoc proporciona códigos de recuperación (generalmente de 8 a 10 códigos de un solo uso). Anótelos en un lugar seguro: llavero de iCloud, gestor de contraseñas o sobre sellado. Sin ellos y sin acceso a su teléfono, la recuperación de la cuenta tendrá que pasar obligatoriamente por su servicio de RR. HH., lo que puede tardar varios días.
Paso 3 — Organizar su caja fuerte fort para encontrarlo todo en 5 segundos
Al cabo de unos años, su caja fuerte fort puede contener entre 100 y 300 documentos. Una clasificación mínima le evitará buscar durante 20 minutos la nómina de febrero de 2023 cuando su banco se la pida.
Clasificación automática frente a manual
MyPeopleDoc aplica una clasificación automática básica por tipo de documento (Nóminas, Contratos, Anexos, Certificados, Notas de servicio). Puede completar esta clasificación con:
- Etiquetas personalizadas : añada etiquetas por proyecto, por año, por tema (ej.: “mudanza”, “declaración de la renta”, “expediente bancario”)
- Subcarpetas manuales : cree sus propias carpetas según su lógica personal
- Búsqueda por palabras clave : la búsqueda indexa el contenido de los PDF, lo que permite encontrar un documento incluso sin conocer su título exacto
Tres buenas prácticas de organización
- Descargue sistemáticamente los documentos críticos (contrato, última nómina de cada año) en su disco duro o en una nube personal. La portabilidad de MyPeopleDoc está garantizada, pero una copia local nunca viene mal.
- Active las notificaciones por correo electrónico con cada nueva subida, para no perderse ningún documento importante (en particular las nóminas a final de mes).
- Compruebe su cuota : 10 Go son más que suficientes para 30 años de carrera, pero si también almacena allí justificantes personales de gran volumen, vigile el indicador en los ajustes.
Paso 4 — Dominar el uso compartido seguro y la firma electrónica
MyPeopleDoc no es solo una caja de almacenamiento: también es una herramienta de uso compartido y firma. Bien utilizada, sustituye al envío de correos electrónicos a su banco, a un arrendador o a la administración.
Compartir un documento con un tercero de forma segura
En lugar de enviar una nómina como archivo adjunto de Gmail (que pasa por los servidores Google), utilice la función de uso compartido nativa:
- Seleccione el documento que desea compartir
- Haga clic en el icono Compartir o “Generar un enlace”
- Defina una fecha de caducidad (24 h, 7 días, 30 días según la necesidad)
- Opcionalmente, añada una contraseña que se transmitirá por separado
- Copie el enlace y envíelo por el canal que prefiera
El destinatario accede al documento a través de una página dedicada, sin necesidad de tener una cuenta de MyPeopleDoc. Al expirar, el enlace se desactiva automáticamente y el documento deja de ser accesible. Ideal para trámites bancarios, expedientes de alquiler o inscripciones administrativas.
Utilizar la firma electrónica eIDAS
Para los contratos o anexos que haya que firmar, MyPeopleDoc integra una firma electrónica conforme con el reglamento europeo eIDAS. Procedimiento:
- Recibe una notificación de solicitud de firma
- Se autentica (contraseña + 2FA, o a través de la app móvil con biometría)
- Lee el documento que debe firmar
- Valida la firma con un clic
- Se genera automáticamente una pista de auditoría horodatada
La firma tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. Ya no hace falta imprimir, escanear y reenviar un documento para validar un aumento o un anexo de teletrabajo.
Paso 5 — Garantizar la portabilidad de su caja fuerte digital después de su salida
Aquí es donde MyPeopleDoc realmente se distingue de las soluciones de la competencia: su cuenta le acompaña después de su salida de la empresa, siempre que haya preparado bien esta transición.
Antes de dejar la empresa
Unas semanas antes de su salida efectiva, tómese el tiempo de:
- Comprobar que su dirección de correo electrónico de activación sea efectivamente personal. Si no es así, póngase en contacto con el support de MyPeopleDoc antes de que finalice su contrato para modificarla (su correo profesional se desactivará después de su salida).
- Descargar una copia local de todos sus documentos importantes: nóminas, contrato, anexos, certificado de trabajo, finiquito, certificado de desempleo.
- Recuperar su certificado Pôle emploi y su certificado de trabajo si el empleador los deposita en MyPeopleDoc.
- Comprobar sus notificaciones para no perderse ningún documento tardío (regularizaciones de nómina, primas diferidas).
Después de su salida
Una vez sortie de la plantilla, su cuenta sigue siendo accesible:
- Sigue conectándose en www.mypeopledoc.com con sus credenciales habituales
- Puede consultar y descargar sus documentos sin límite de tiempo
- El servicio sigue siendo gratuito para usted (el empleador simplemente deja de pagar su suscripción en lo que le concierne)
- Las nóminas se conservan 50 años, para sus futuros trámites de jubilación
Si cambia de empresa y la nueva también utiliza MyPeopleDoc
Excelente noticia: todos sus documentos se agregan en el mismo cofre-fort. Conserva las nóminas y contratos de su antiguo empleador, y los nuevos se añaden automáticamente. Para ello, su nuevo departamento de RR. HH. solo tiene que invitarle con la misma dirección de correo electrónico personal ya utilizada anteriormente.
Resumen: su check-list MyPeopleDoc
| Escenario | Acción prioritaire | Por qué es importante |
|---|---|---|
| 1. Activación | Utilizar un correo electrónico personal, no profesional | Garantiza la portabilidad después de su salida |
| 2. Seguridad | 2FA mediante aplicación + biometría móvil | Protege un cofre-fort que contiene datos fiscales y bancarios |
| 3. Organización | Etiquetas personalizadas + descargas locales | Le ahorra 20 min lors en cada trámite administrativo |
| 4. Compartir | Enlaces temporaires + firma eIDAS | Más seguro que el archivo adjunto del email, valor legal |
| 5. Portabilidad | Verificar email personal antes de la salida | Conserva el acceso a 50 años de archivos RR. HH. |
Seguridad y conformité: lo que hay que saber honestamente
MyPeopleDoc cumple estándares de seguridad elevados, pero el artículo debe ser honesto sobre los matices:
- Cifrado AES-256 en reposo en los servidores (equivalente a los bancos)
- TLS 1.3 para las transferencias de datos
- Certificación ISO/IEC 27001
- Cumplimiento del RGPD con alojamiento en Europa
- Autenticación multifactor activada por defecto desde 2024
Debe matizarse : MyPeopleDoc no ofrece cifrado de extremo a extremo (E2E). El editor UKG puede acceder técnicamente a los datos almacenados en sus servidores (con autorización administrativa de tipo requerimiento judicial). Para la majoría de los documentos de RR. HH., este nivel de protección es más que suficiente. Para documentos ultrasensibles (médicos, jurídicos), un cofre-fort E2E de tipo Tresorit o ProtonDrive ofrece un nivel adicional.
Modelo B2B2C: ¿a quién contactar en caso de problema?
MyPeopleDoc funciona en B2B2C : el cliente comercial directo es la empresa, no usted. Consecuencia práctica para el support:
- En activo : contacte primero con su servicio de RR. HH. Pueden reenviar un enlace de activación, desbloquear una cuenta o actuar de intermediarios con UKG.
- Después de su salida : utilice el formulario de support en mypeopledoc.com (respuesta en 24-48 h laborables).
- Para cuestiones técnicas complejas (integración SSO, problema de migración), solo UKG puede intervenir, generalmente a petición de la empresa cliente.
Para las empresas que desarrollan sus propias herramientas de RR. HH. o portales de empleados a medida, DualMedia acompaña el desarrollo de plataformas documentales conformes con el RGPD.
Preguntas frecuentes — MyPeopleDoc
¿Cómo activar mi cuenta de MyPeopleDoc si no he recibido invitación?
Compruebe primero su carpeta de spam y de correo no deseado. Si no hay nada, contacte directamente con su servicio de RR. HH.: solo ellos pueden activar un nuevo envío de invitación. No puede crear una cuenta MyPeopleDoc de forma autónoma; el servicio funciona estrictamente mediante invitación del empleador.
¿Puedo conservar el acceso a mi cofre-fort después de haber dejado la empresa?
Sí, de por vida y gratuitamente, siempre que haya activado su cuenta con una dirección de correo electrónico personal (y no con su correo profesional). Sus nóminas se conservan 50 años; sus contratos, indefinidamente.
¿Qué hacer si mi enlace de activación de MyPeopleDoc ha caducado?
Los enlaces de activación suelen caducar en un plazo de 30 días. Pida a su servicio de RR. HH. que genere un nuevo enlace: es una operación habitual y están preparados para hacerlo en pocos minutos.
¿Cuánto almacenamiento ofrece MyPeopleDoc?
10 GB de espacio personal gratuito. Es más que suficiente para 30 años de carrera en términos de documentos de RR. HH. Si también almacena allí sus justificantes personales (facturas, expedientes administrativos), vigile la cuota en los ajustes.
¿MyPeopleDoc es realmente seguro?
Sí. Cifrado AES-256 en reposo, TLS 1.3 en tránsito, certificación ISO 27001, conformité RGPD, alojamiento europeo. No obstante, conviene matizar: no se trata de un cifrado de extremo a extremo (E2E). El editor UKG puede técnicamente acceder a los datos del servidor, a diferencia de soluciones como Tresorit o ProtonDrive.
¿Cuánto cuesta MyPeopleDoc?
Para los empleados: totalmente gratuito, de por vida. Para las empresas: alrededor de 3 euros al mes por empleado, con tarifas decrecientes según el tamaño de la plantilla. Es el empleador quien paga la suscripción, no el empleado.
¿Qué documentos puedo almacenar en MyPeopleDoc?
Los documentos de RR. HH. depositados por su empleador (nóminas, contratos, anexos, certificados, notas de servicio), así como sus justificantes personales que usted mismo añade (RIB, documento de identidad, diplomas, justificantes de domicilio). MyPeopleDoc no es una nube generalista; manténgase centrado en los documentos administrativos.
¿Qué diferencia hay entre MyPeopleDoc, PeopleDoc y UKG?
PeopleDoc es la plataforma completa del lado de la empresa. MyPeopleDoc es el espacio del lado del empleado (su coforte personal). UKG (Ultimate Kronos Group) es la empresa editora estadounidense que posee y desarrolla la solución desde la adquisición de la empresa francesa PeopleDoc en 2018.
¿Cuáles son los competidores directos de MyPeopleDoc?
Los principales competidores en Francia son Digiposte (La Poste, más generalista con facturas EDF, impuestos), Coffreo, Sage Coffre y el espacio del empleado de ADP. MyPeopleDoc sigue siendo el más especializado en documentos de RR. HH. y el más utilizado por las medianas empresas y grandes cuentas.