Maîtriser MyPeopleDoc : 5 étapes pour une utilisation efficace en 2026

Activation, sécurité, organisation, partage et portabilité : 5 étapes pour maîtriser MyPeopleDoc et exploiter pleinement votre coffre-fort numérique RH en 2026.

MyPeopleDoc s’est imposé en 2026 comme le coffre-fort numérique RH de référence en France : plus de 3 000 entreprises clientes (Total, Air France, Ubisoft, Société Générale, SNCF, Carrefour) et plus de 8 millions de coffres-forts actifs côté salariés. Édité par UKG (Ultimate Kronos Group) depuis le rachat de la pépite française PeopleDoc en 2018, le service est officiellement rebaptisé UKG HR Service Delivery côté entreprise, mais conserve son nom MyPeopleDoc pour l’espace salarié. Bulletins de paie, contrats, avenants, attestations, RIB : toute votre carrière administrative tient dans 10 Go d’espace personnel sécurisé, avec un archivage à valeur probante confié à Arkhineo (Docaposte) et une conservation des bulletins jusqu’à 50 ans — accessible à vie, même après votre départ de l’entreprise. Pourtant, la majorité des utilisateurs n’exploitent qu’une fraction des possibilités de MyPeopleDoc. Voici les 5 étapes concrètes pour maîtriser votre coffre-fort MyPeopleDoc, du premier email d’invitation à votre vie professionnelle après l’entreprise.

Étape 1 — Activer correctement votre compte MyPeopleDoc

L’activation de votre compte MyPeopleDoc conditionne tout le reste. Une mauvaise décision à cette étape (email professionnel au lieu du personnel, lien expiré, mot de passe faible) peut vous coûter l’accès à des années de bulletins de paie électroniques.

Le déclencheur : l’email d’invitation de votre employeur

Impossible de créer un compte MyPeopleDoc en autonomie. Le service fonctionne strictement sur invitation de l’employeur : c’est l’entreprise qui souscrit l’abonnement UKG (à partir d’environ 3 € par mois et par salarié, dégressif selon l’effectif et les modules activés). Une fois le contrat signé, votre service RH déclenche l’envoi automatique d’un email contenant un lien d’activation unique et personnel.

Procédure d’activation détaillée

1. Repérez l’email d’invitation MyPeopleDoc dans votre boîte mail (vérifiez aussi les spams). L’expéditeur est généralement noreply@mypeopledoc.com ou un alias de votre service RH.
2. Cliquez sur le lien d’activation rapidement : il expire en général sous 30 jours. Au-delà, il faudra demander un nouveau lien à votre service RH.
3. Saisissez le code d’activation unique fourni dans l’email si demandé.
4. Choisissez l’email associé au compte — l’étape la plus stratégique de toute la démarche (voir conseil ci-dessous).
5. Créez un mot de passe robuste : 12 caractères minimum, mélange de majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux, idéalement généré par un gestionnaire de mots de passe.
6. Validez votre adresse via l’email de confirmation, acceptez les conditions générales et finalisez la création du compte.

Pour les connexions suivantes, l’accès se fait sur www.mypeopledoc.com ou, dans les grandes organisations, directement via l’intranet en authentification unique (SSO).

Le conseil n°1 : utilisez un email personnel, jamais votre email professionnel

C’est le piège classique. Si vous activez votre compte MyPeopleDoc avec votre adresse prenom.nom@votreentreprise.fr, le jour où vous quittez l’entreprise, vous perdez l’accès à votre boîte mail pro — et donc à toute fonction de récupération (mot de passe oublié, alertes de connexion, validation par email). Utilisez systématiquement votre adresse personnelle (Gmail, iCloud, Proton Mail) lors de la création du compte. Vous pourrez ainsi consulter vos bulletins de paie 5, 10 ou 30 ans après votre départ — exactement la promesse de portabilité qui fait la force de MyPeopleDoc. Sachez-le : en cas de perte de l’adresse email associée, la récupération du compte passe par une procédure manuelle auprès du support, longue et fastidieuse.

Étape 2 — Sécuriser votre accès MyPeopleDoc avec la 2FA et la biométrie

Votre coffre-fort numérique contient des données extrêmement sensibles : revenus, RIB, numéro de sécurité sociale, contrats de travail. Un mot de passe seul ne suffit plus en 2026.

Activer l’authentification à deux facteurs (2FA)

La double authentification est désormais activée par défaut à la création du compte sur la majorité des déploiements MyPeopleDoc, mais vérifiez-la dans Paramètres › Sécurité. Trois options sont généralement proposées :

• Code par SMS : pratique mais vulnérable au SIM swapping. Acceptable pour démarrer, à remplacer dès que possible.
• Application d’authentification (Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator) : la méthode recommandée. Le code change toutes les 30 secondes et n’est pas interceptable à distance.
• Email de secours : utile comme méthode de repli, à condition que cet email soit un compte personnel lui-même sécurisé.

Activer la biométrie sur l’application mobile

Téléchargez l’application officielle sur iOS ou Android (cherchez PeopleDoc, UKG Pro ou UKG Ready selon le déploiement de votre entreprise). Une fois connecté avec vos identifiants habituels, activez Face ID ou l’empreinte digitale dans les paramètres de l’app. Vous recevrez également une notification push à chaque nouveau dépôt de document — pratique pour ne jamais rater un bulletin de paie ou une demande de signature.

Conserver les codes de récupération

À l’activation de la 2FA, MyPeopleDoc fournit des codes de récupération à usage unique. Conservez-les en lieu sûr : gestionnaire de mots de passe, trousseau iCloud ou enveloppe scellée. Sans eux et sans accès à votre téléphone, la récupération du compte passera obligatoirement par votre service RH ou le support UKG, ce qui peut prendre plusieurs jours.

Étape 3 — Organiser votre coffre-fort pour retrouver tout en 5 secondes

Au bout de quelques années, votre coffre-fort MyPeopleDoc peut contenir 100 à 300 documents. Un classement minimal vous évitera de chercher pendant 20 minutes le bulletin de paie de février 2023 quand votre banquier le réclame.

Classement automatique vs manuel

MyPeopleDoc applique un classement automatique de base par type de document (Paie, Contrats, Avenants, Attestations, Notes de service), avec filtres par type et par date. Vous pouvez compléter ce classement par :

• Tags personnalisés : ajoutez des étiquettes par projet, par année, par sujet (ex : “déménagement”, “déclaration impôts”, “dossier banque”)
• Sous-dossiers manuels : créez vos propres dossiers selon votre logique personnelle
• Recherche par mots-clés : le moteur de recherche indexe le contenu des PDF, ce qui permet de retrouver un document même sans connaître son titre exact

Trois bonnes pratiques d’organisation

• Téléchargez systématiquement les documents critiques (contrat, certificat de travail, dernier bulletin de chaque année) sur votre disque dur ou un cloud personnel. La portabilité MyPeopleDoc est garantie, mais une copie locale ne fait jamais de mal.
• Activez les notifications par email et push à chaque nouveau dépôt, pour ne rater aucun document important (notamment les bulletins de paie en fin de mois).
• Surveillez votre quota : 10 Go suffisent largement pour toute une carrière (taille maximale de 250 Mo par fichier), mais si vous y stockez aussi des justificatifs personnels volumineux, gardez un Å“il sur la jauge dans les paramètres.

Étape 4 — Maîtriser le partage sécurisé et la signature électronique

MyPeopleDoc n’est pas qu’une boîte de stockage : c’est aussi un outil de partage et de signature électronique. Bien utilisé, il remplace avantageusement l’envoi de pièces jointes par email à votre banquier, à un bailleur ou à l’administration.

Partager un document avec un tiers en toute sécurité

Plutôt que d’envoyer une fiche de paie en pièce jointe Gmail (qui transite par les serveurs de Google), utilisez la fonction de partage native de MyPeopleDoc :

1. Sélectionnez le document à partager
2. Cliquez sur l’icône Partager ou “Générer un lien”
3. Définissez une date d’expiration (24 h, 7 jours, 30 jours selon le besoin)
4. Optionnellement, ajoutez un mot de passe à transmettre séparément
5. Copiez le lien et envoyez-le par le canal de votre choix

Le destinataire accède au document via une page dédiée, sans avoir besoin de compte MyPeopleDoc. À l’expiration, le lien s’auto-désactive et le document n’est plus accessible. Idéal pour les démarches bancaires, les dossiers de location ou les inscriptions administratives.

Utiliser la signature électronique eIDAS

Pour les contrats ou avenants à signer, MyPeopleDoc intègre une signature électronique conforme au règlement européen eIDAS. Procédure :

1. Vous recevez une notification de demande de signature
2. Vous vous authentifiez (mot de passe + 2FA, ou biométrie via l’app mobile)
3. Vous lisez le document à signer
4. Vous validez la signature en un clic
5. Une piste d’audit horodatée est générée automatiquement

La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Plus besoin d’imprimer, scanner et renvoyer un document pour valider une augmentation ou un avenant de télétravail.

Étape 5 — Garantir la portabilité de votre coffre-fort après votre départ

C’est là que MyPeopleDoc se distingue vraiment des solutions concurrentes : votre coffre-fort vous appartient, indépendamment de votre employeur — conformément à l’article L3243-2 du Code du travail sur la dématérialisation du bulletin de paie. À condition d’avoir bien préparé la transition.

Avant de quitter l’entreprise

Quelques semaines avant votre départ effectif, prenez le temps de :

• Vérifier que votre adresse email d’activation est bien personnelle. Si ce n’est pas le cas, contactez le support MyPeopleDoc avant la fin de votre contrat pour la modifier (votre email pro sera désactivé après votre départ).
• Télécharger une copie locale de tous vos documents importants : bulletins de paie, contrat, avenants, certificat de travail, solde de tout compte, attestation France Travail.
• Récupérer votre attestation employeur destinée à France Travail et votre certificat de travail si l’employeur les dépose dans MyPeopleDoc.
• Vérifier vos notifications pour ne rater aucun document tardif (régularisations de paie, primes différées).

Après votre départ

Une fois sorti des effectifs, votre compte MyPeopleDoc reste pleinement accessible :

• Vous continuez à vous connecter sur www.mypeopledoc.com avec vos identifiants habituels
• Vous consultez et téléchargez vos documents sans limite de durée
• Le service reste gratuit pour vous à vie (l’employeur cesse simplement de payer l’abonnement vous concernant, et ne peut plus déposer de nouveaux documents)
• Les bulletins de paie sont conservés 50 ans via l’archivage à valeur probante Arkhineo — précieux pour vos futures démarches retraite

Si votre nouvelle entreprise utilise aussi MyPeopleDoc

Excellente nouvelle : tous vos documents s’agrègent dans le même coffre-fort. Vous conservez les bulletins et contrats de votre ancien employeur, et les nouveaux viennent s’ajouter automatiquement. Pour cela, votre nouveau service RH doit simplement vous inviter avec la même adresse email personnelle déjà utilisée précédemment.

Récapitulatif : votre check-list MyPeopleDoc

Sécurité et conformité : ce qu’il faut savoir sur MyPeopleDoc

MyPeopleDoc respecte des standards de sécurité comparables à ceux du secteur bancaire, avec quelques nuances à connaître :

• Chiffrement AES-256 des données au repos sur les serveurs
• TLS 1.3 pour les transferts de données
• Certification ISO/IEC 27001 et hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)
• Conformité RGPD : serveurs situés en France et en Europe, sans transfert des données des utilisateurs européens vers les États-Unis (exigences post-Schrems II)
• Archivage à valeur probante assuré par Arkhineo, filiale de Docaposte
• Authentification multifacteur activée par défaut

À nuancer : MyPeopleDoc ne propose pas de chiffrement de bout en bout (E2E). L’éditeur UKG peut techniquement accéder aux données stockées sur ses serveurs (dans un cadre strictement encadré, type réquisition judiciaire). Pour la quasi-totalité des documents RH, ce niveau de protection est largement suffisant. Pour des documents ultra-sensibles (médicaux, juridiques), un coffre-fort E2E type Tresorit ou Proton Drive offre un niveau supplémentaire.

Modèle B2B2C : qui contacter en cas de problème ?

MyPeopleDoc fonctionne en B2B2C : le client commercial direct est l’entreprise, pas vous. Conséquence pratique pour le support :

• En activité : contactez votre service RH en premier. Ils peuvent renvoyer un lien d’activation, débloquer un compte ou faire l’interface avec UKG.
• Après votre départ : utilisez le formulaire de support sur mypeopledoc.com (réponse sous 24 à 48 h ouvrées).
• Pour des questions techniques pointues (intégration SSO, migration de données), seul UKG peut intervenir, généralement à la demande de l’entreprise cliente.

Pour les entreprises qui développent leurs propres outils RH ou portails salariés sur-mesure, DualMedia accompagne le développement de plateformes documentaires conformes RGPD.

FAQ — MyPeopleDoc

Comment activer mon compte MyPeopleDoc si je n’ai pas reçu d’invitation ?

Vérifiez d’abord vos spams et courriers indésirables. Si rien n’arrive, contactez directement votre service RH : eux seuls peuvent déclencher un nouvel envoi d’invitation. Il est impossible de créer un compte MyPeopleDoc en autonomie, le service fonctionne strictement par invitation de l’employeur.

Puis-je garder l’accès à mon coffre-fort MyPeopleDoc après avoir quitté l’entreprise ?

Oui, à vie et gratuitement, à condition d’avoir activé votre compte avec une adresse email personnelle (et non professionnelle). Vos bulletins de paie sont conservés 50 ans, vos contrats indéfiniment, conformément à l’article L3243-2 du Code du travail.

Que faire si mon lien d’activation MyPeopleDoc a expiré ?

Les liens d’activation expirent en général sous 30 jours. Demandez à votre service RH de générer un nouveau lien — c’est une opération courante qu’ils peuvent réaliser en quelques minutes.

Comment se connecter à MyPeopleDoc ?

Rendez-vous sur www.mypeopledoc.com et saisissez l’adresse email et le mot de passe définis à l’activation. Dans certaines grandes organisations, la connexion se fait directement depuis l’intranet via l’authentification unique (SSO). Une application mobile est également disponible sur iOS et Android.

Combien de stockage offre MyPeopleDoc ?

10 Go d’espace personnel gratuit, avec une taille maximale de 250 Mo par fichier. C’est largement suffisant pour toute une carrière de documents RH. Si vous y stockez aussi vos justificatifs personnels, surveillez le quota dans les paramètres.

MyPeopleDoc est-il vraiment sécurisé ?

Oui. Chiffrement AES-256 au repos, TLS 1.3 en transit, certification ISO 27001, hébergement HDS en France et en Europe, conformité RGPD, archivage à valeur probante Arkhineo. À nuancer : il ne s’agit pas d’un chiffrement de bout en bout (E2E), contrairement à des solutions comme Tresorit ou Proton Drive.

Combien coûte MyPeopleDoc ?

Pour les salariés : entièrement gratuit, à vie. Pour les entreprises : à partir d’environ 3 euros par mois et par salarié, avec tarifs dégressifs selon l’effectif et les modules activés (signature électronique, workflows, GED). C’est l’employeur qui paie l’abonnement.

Quels documents puis-je stocker dans MyPeopleDoc ?

Les documents RH déposés par votre employeur (bulletins de paie, contrats, avenants, attestations, notes de service) ainsi que vos justificatifs personnels que vous ajoutez vous-même (RIB, pièce d’identité, diplômes, justificatifs de domicile). Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX notamment.

Quelle différence entre MyPeopleDoc, PeopleDoc et UKG ?

PeopleDoc est la société française fondée en 2007 par Jonathan Benhamou et Clément Buyse. MyPeopleDoc est l’espace côté salarié (votre coffre-fort personnel). UKG (Ultimate Kronos Group) est l’éditeur américain qui possède la solution depuis 2018 et l’a rebaptisée UKG HR Service Delivery côté entreprise.

Quels sont les concurrents directs de MyPeopleDoc ?

Les principaux concurrents en France sont Digiposte (La Poste, plus généraliste avec factures et impôts), Coffreo (spécialiste de l’intérim), Sage Coffre et l’espace salarié ADP. MyPeopleDoc reste le plus spécialisé sur les documents RH et le plus utilisé par les ETI et grands comptes.