Maîtriser MyPeopleDoc : 5 étapes pour une utilisation efficace

MyPeopleDoc centralise, sécurise et simplifie la gestion des documents RH, pour des équipes plus rapides, des salariés mieux servis et une conformité maîtrisée de bout en bout.

Avec l’essor du télétravail et la multiplication des outils SIRH, la maîtrise du cycle de vie documentaire devient un levier stratégique. MyPeopleDoc apporte une réponse complète, pensée pour la dématérialisation, l’archivage légal et la traçabilité. Chaque salarié accède à ses documents en quelques clics, depuis un espace personnel sécurisé. Les RH pilotent les envois, automatisent les dépôts, suivent les signatures et contrôlent les accès. Résultat, moins d’erreurs, moins d’e-mails, plus de clarté. Dans ce guide, vous trouvez les bonnes pratiques et un plan d’implémentation concret pour tirer le meilleur de MyPeopleDoc.

MyPeopleDoc, définition et enjeux pour une gestion RH fiable

MyPeopleDoc comme coffre-fort numérique RH

MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique dédié aux documents RH. L’outil dématérialise, automatise et archive les bulletins de paie, contrats, avenants, attestations et notes de service. Le principe est simple, chaque collaborateur dispose d’un espace personnel, confidentiel, pérenne, où ses pièces sont déposées et accessibles à tout moment. Pour les entreprises, MyPeopleDoc devient l’interface standard entre le service RH et les salariés, avec un fort niveau de sécurité, une authentification robuste et une conformité alignée sur la réglementation française et européenne.

MyPeopleDoc réduit les frictions du quotidien et accélère les workflows. L’adoption est rapide, portée par une interface claire, des dépôts automatiques et une recherche efficace. Pour approfondir les impacts organisationnels, consultez cette analyse détaillée.

• Stockage sécurisé et centralisation des documents RH
• Accessibilité en continu, côté salarié et côté employeur
• Conformité réglementaire et archivage légal
• Réduction du temps administratif et des erreurs

Éléments clés	Avantages de MyPeopleDoc	Pour qui
Stockage électronique	Documents centralisés, accessibles à vie	Salariés
Sécurité et confidentialité	Chiffrement avancé, authentification forte	Entreprises
Archivage légal	Respect strict des obligations françaises	RH et Juridique
Automatisation	Dépôts, distributions et alertes automatiques	Services RH

Accessibilité multi-appareils, un atout décisif de MyPeopleDoc

Un coffre-fort électronique n’a de valeur que s’il est disponible partout, tout le temps. MyPeopleDoc propose une application mobile et une interface web responsive. L’accès est immédiat au bureau, à la maison, en déplacement. Les salariés consultent, téléchargent, partagent. Les RH diffusent et suivent. Cette ubiquité renforce la performance des équipes, surtout en contexte hybride. Pour une prise en main pas à pas, lisez ce guide d’activation.

• Accès sécurisé depuis smartphone, tablette et ordinateur
• Interface intuitive, parcours rapide
• Mises à jour en temps réel des envois RH

Fonctionnalités clés pour bien utiliser MyPeopleDoc

Stockage sécurisé et archivage automatique

Le cœur de MyPeopleDoc, c’est un stockage sécurisé, couplé à l’archivage légal. Bulletins, contrats et attestations sont déposés automatiquement dans l’espace du salarié, sans manipulation manuelle. Le risque d’oubli baisse, le respect des durées de conservation est assuré, la traçabilité est complète. Vous alignez sécurité, conformité et simplicité, en une seule action.

• Dépôt automatique lors de l’envoi par les RH
• Conservation conforme au droit français
• Prévention des suppressions accidentelles
• Protection contre les accès non autorisés

Pour une vue d’ensemble des bénéfices, consultez MyPeopleDoc, votre coffre-fort numérique.

Téléversement simple et compatibilité multi-formats

MyPeopleDoc accepte les principaux formats, comme PDF, JPEG, DOCX et XLSX. Le téléversement en masse ou individuel accélère l’intégration des pièces. La visualisation directe, l’organisation par catégories et la recherche rapide fluidifient le quotidien. Le drag and drop rend l’usage naturel, même pour des profils non techniques.

• Téléversement en masse ou au fichier
• Prise en charge de fichiers volumineux
• Prévisualisation intégrée
• Classement par type, date ou projet

Format	Usage	Transmission sécurisée
PDF	Bulletins de paie, contrats	Oui
JPEG, PNG	Justificatifs	Oui
DOCX, XLSX	Documents et tableaux	Oui

Collaborer efficacement avec MyPeopleDoc

Partage sécurisé et travail d’équipe

La collaboration gagne en rigueur avec MyPeopleDoc. Les RH partagent des documents avec des managers, des juristes ou des prestataires. Les droits d’accès se règlent finement. Chaque consultation est tracée. Les délais d’approbation se raccourcissent, le volume d’e-mails diminue et les versions restent sous contrôle. Une équipe type a réduit de 30 pour cent ses délais de validation contractuelle après déploiement.

• Notifications automatiques lors d’un nouveau partage
• Gestion granulaire des permissions
• Historique des lectures et actions

Pour des astuces de productivité, voir ces recommandations.

Confidentialité et protection des données

La confidentialité reste prioritaire. MyPeopleDoc applique le chiffrement des flux, limite la durée des liens de partage et déclenche des alertes en cas d’activité inhabituelle. Les politiques internes s’alignent sur des standards reconnus. Les équipes RH disposent d’un cadre fiable pour limiter l’exposition d’informations sensibles.

Niveau	Contrôles	Action RH
Critique	2FA, chiffrement fort	Contrôle renforcé
Sensible	Accès restreints, traçabilité	Validation requise
Standard	Audit régulier des accès	Suivi continu

Signature électronique et organisation intelligente dans MyPeopleDoc

Signature eIDAS rapide et opposable

La signature électronique intégrée à MyPeopleDoc respecte eIDAS. Les collaborateurs reçoivent une notification, s’authentifient, signent. La piste d’audit documente chaque étape. Les contrats reviennent plus vite, les litiges baissent et la valeur probante est garantie lors des contrôles.

• Signature sans impression ni scan
• Piste d’audit exhaustive
• Authentification forte avant validation

Pour des cas concrets, consultez cette synthèse.

Classement automatique, tableaux de bord et rappels

MyPeopleDoc facilite l’organisation. Les sous-dossiers se créent selon le type de document. Les filtres, tags et l’indexation accélèrent la recherche. Le tableau de bord regroupe les tâches, les rappels et les alertes. Vous gagnez du temps et vous sécurisez les échéances.

• Sous-dossiers dynamiques et règles de classement
• Recherche rapide par mots-clés et métadonnées
• Rappels et alertes visibles sur le tableau de bord

Fonction	Bénéfice	Usage
Signature électronique	Rapidité, sécurité, conformité	Fréquent
Classement automatique	Ordre, visibilité, recherche	Régulier
Alertes et notifications	Proactivité, zéro oubli	Fréquent

Sécurité et interopérabilité, deux piliers de MyPeopleDoc

Chiffrement, authentification forte et RGPD

MyPeopleDoc applique un chiffrement robuste des données stockées et des flux, utilise SSL/TLS et propose l’authentification à deux facteurs. L’hébergement certifié ISO 27001 et la conformité RGPD renforcent la confiance des directions et des DPO. Vous standardisez la sécurité sans complexifier l’expérience utilisateur.

• Chiffrement de bout en bout
• Archivage légal aux durées réglementaires
• Authentification multifacteur

Pour saisir les enjeux de résilience documentaire, voir ce retour d’expérience.

Intégrations SIRH et connecteurs API

MyPeopleDoc s’intègre aux paies, GT, ATS et référentiels via des API. Les synchronisations évitent les doubles saisies et garantissent la cohérence des données. Les documents suivent les cycles de vie, de l’onboarding à l’offboarding, sans rupture d’information. Les migrations logicielles se font en limitant les pertes et les écarts de versions.

• Connecteurs entrants et sortants
• Compatibilité avec les logiciels RH majeurs
• Centralisation documentaire unique

Retrouvez des conseils d’implémentation dans ce guide d’intégration.

Activation, support et optimisation d’usage dans MyPeopleDoc

Parcours d’activation, étapes clés

L’activation se déroule en quatre temps, abonnement par l’entreprise, envoi du lien d’activation, vérification de l’adresse e-mail professionnelle, création d’un mot de passe fort et activation des notifications. Vérifiez l’expéditeur RH, respectez le délai d’activation, stockez les codes de récupération. Une bonne préparation évite les blocages d’accès.

• Invitation depuis l’adresse RH officielle
• Activation dans le délai indiqué
• Mot de passe unique et robuste
• Notifications pour chaque nouveau document

Astuces d’appropriation et ressources utiles

Pour maximiser la valeur de MyPeopleDoc, organisez une courte formation, paramétrez le tableau de bord, testez les filtres et les tags, automatisez les rappels. En cas de doute, appuyez-vous sur la FAQ, le support et les webinaires. L’ergonomie est simple, certaines opérations atypiques demandent néanmoins une vérification méthodique.

Support	Ressource	Objectif
Tutoriel vidéo	Prise en main rapide	Découvrir les fonctions essentielles
Support technique	Chat, e-mail	Débloquer une situation
Webinaires	Actualités et évolutions	Mettre à jour les pratiques

La productivité dépend de la qualité de l’écosystème documentaire. Avec MyPeopleDoc, vous alignez sécurité, automatisation, accessibilité et gouvernance. Les RH gagnent en visibilité. Les salariés gagnent en autonomie. La direction gagne en maîtrise des risques.

FAQ, bien utiliser MyPeopleDoc au quotidien

• Quels documents stocker dans MyPeopleDoc
  Bulletins de paie, contrats, avenants, attestations, notes de service, justificatifs et pièces administratives personnelles.
• MyPeopleDoc fonctionne-t-il hors réseau d’entreprise
  Oui, via l’application mobile et le portail web, accès 24 h sur 24 depuis tout appareil connecté.
• Comment MyPeopleDoc protège-t-il mes informations
  Chiffrement des données, SSL/TLS, archivage légal, authentification à deux facteurs et hébergement certifié ISO 27001.
• Quel accompagnement utilisateur pour MyPeopleDoc
  FAQ, webinaires, support par chat et e-mail, centre d’aide pas à pas.
• Puis-je organiser librement mon espace MyPeopleDoc
  Oui, avec des sous-dossiers, des tags, des filtres et des notifications pour une gestion proactive.