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MyPeopleDoc centraliza, asegura y simplifica la gestión de los documentos de RR.HH., para que los equipos puedan trabajar más rápido, los empleados puedan ser mejor atendidos y la conformidad pueda ser controlada de principio a fin.
Con el essor del teletrabajo y la proliferación de las herramientas HRIS, el control del ciclo de vida de los documentos se está convirtiendo en una palanca estratégica. MyPeopleDoc apporte una solución completa, diseñada para la desmaterialización, el archivo legal y la trazabilidad. Cada empleado puede acceder a sus documentos en unos pocos clics, desde un espacio personal seguro. RRHH puede gestionar el envío de documentos, automatizar el proceso de archivo, supervisar las firmas y controlar el acceso. El resultado es menos errores, menos correos electrónicos y mayor claridad. En esta guía encontrará las mejores prácticas y un plan de implantación práctico para sacar el máximo partido a MyPeopleDoc.
MyPeopleDoc, definición y retos para una gestión fiable de los RRHH
MyPeopleDoc como caja digital HR-fort
MyPeopleDoc es una caja fuerte digital dedicada a los documentos de RRHH. La herramienta desmaterializa, automatiza y archiva nóminas, contratos, avales, certificados y notas. El principio es sencillo: cada empleado dispone de un espacio personal, confidencial y permanente en el que puede guardar sus documentos y acceder a ellos en cualquier momento. Para las empresas, MyPeopleDoc se convierte en la interfaz estándar entre el departamento de RRHH y los empleados, con un nivel fort de seguridad, autenticación robusta y conformidad conforme a la normativa francesa y europea.
MyPeopleDoc reduce las fricciones cotidianas y agiliza los flujos de trabajo. La adopción es rápida, gracias a una interfaz clara, repositorios automáticos y búsquedas eficaces. Para saber más sobre el impacto organizativo de or, consulte este análisis detallado.
- Almacenamiento seguro y centralización de los documentos de RRHH
- Acceso continuo para empleados y empresarios
- Cumplimiento de la normativa y archivo legal
- Reducir el tiempo y los errores administrativos
| Elementos clave | Ventajas de MyPeopleDoc | Para quién |
|---|---|---|
| Almacenamiento electrónico | Documentos centralizados, accesibles de por vida | Empleados |
| Seguridad y privacidad | Cifrado avanzado, autenticación forte | Empresas |
| Archivo jurídico | Cumplimiento estricto de las obligaciones francesas | Recursos Humanos y Asuntos Jurídicos |
| Automatización | Depósitos, distribuciones y alertas automáticos | Servicios de RRHH |
La accesibilidad multidispositivo, una ventaja decisiva para MyPeopleDoc
Una caja fuerte electrónica sólo es valiosa si está disponible en todas partes, todo el tiempo. MyPeopleDoc ofrece una aplicación móvil y una interfaz web con capacidad de respuesta. El acceso es inmediato en la oficina, en casa o en movimiento. Los empleados consultan, descargan y comparten. RRHH distribuye y realiza el seguimiento. Esta ubicuidad aumenta el rendimiento del equipo, especialmente en un contexto híbrido. Para una guía paso a paso, lea esta guía de activación.
- Acceso seguro desde smartphone, tablet y ordinator
- Interfaz intuitiva, ruta rápida
- Actualizaciones en tiempo real de los correos de RR.HH.
Características principales para utilizar MyPeopleDoc con éxito
Almacenamiento seguro y archivo automático
El corazón de MyPeopleDoc es el almacenamiento seguro, junto con el archivo legal. Los boletines, contratos y certificados se depositan automáticamente en el espacio del empleado, sin manipulación manual. Se reduce el riesgo de olvidar algo, se respetan los plazos de conservación y la trazabilidad es completa. Combina seguridad, confidencialidad y simplicidad en una sola acción.
- Archivo automático lors del envío por RRHH
- Conservación conforme a la legislación francesa
- Prevención de borrados accidentales
- Protección contra el acceso no autorizado
Para una visión general de las ventajas, consulte MyPeopleDoc, su bóveda digitalort.
Carga sencilla y compatibilidad multiformats
MyPeopleDoc acepta los principales formats, tales como PDFJPEG, DOCX y XLSX. La carga masiva o individual acelera la integración de los partes. La visualización directa, la organización por categorías y la búsqueda rápida facilitan el día a día. La función de arrastrar y soltar facilita su uso, incluso para perfiles no técnicos.
- Carga masiva o de archivos
- Compatibilidad con archivos de gran tamaño
- Vista previa integrada
- Ordenados por tipo, fecha o proyecto
| Formato | Usar | Transmisión segura |
|---|---|---|
| Nóminas, contratos | Sí | |
| JPEG, PNG | Documentos de apoyo | Sí |
| DOCX, XLSX | Documentos y tablas | Sí |
Colaborer eficazmente con MyPeopleDoc
Compartir y trabajar en equipo con seguridad
MyPeopleDoc hace más rigurosa la colaboraciónoración. El personal de RRHH puede compartir documentos con directivos, abogados o proveedores de servicios. Los derechos de acceso pueden ajustarse con precisión. Se hace un seguimiento de cada consulta. Los tiempos de aprobación se acortan, el volumen de correos electrónicos se reduce y las versiones permanecen bajo control. Un equipo típico redujo sus tiempos de aprobación de contratos en un 30% tras la implantación.
- Notificaciones automáticas lors de una nueva acción
- Gestión granular de permisos
- Historique de lecturas y acciones
Para consejos sobre productividad, consulte estas recomendaciones.
Confidencialidad y protección de datos
La confidencialidad sigue siendo una prioridad. MyPeopleDoc aplica el cifrado de flujos, limita la duración de los enlaces compartidos y activa alertas en caso de actividad inusual. Las políticas internas se ajustan a las normas reconocidas. Los equipos de RR.HH. disponen de un marco fiable para limitar la exposición de información sensible.
| Nivel | Controla | Acción RRHH |
|---|---|---|
| Consulte | 2FA, cifrado fort | Controles más estrictos |
| Sensible | Acceso restringido, trazabilidad | Validación necesaria |
| Estándar | Auditorías de acceso periódicas | Seguimiento continuo |
Firma electrónica y 1TP5Organización inteligente en MyPeopleDoc
Firma eIDAS rápida y aplicable
La firma electrónica integrada en MyPeopleDoc cumple con eIDAS. Los colaboradores reciben una notificación, se autentifican y firman. La pista de auditoría documenta cada etapa. Los contratos se devuelven más rápidamente, se reducen los litigios y se garantiza el valor probatorio de los controles.
- Firma sin imprimir ni escanear
- Registro de auditoría exhaustivo
- Autenticación fuerte antes de la validación
Para casos concretos, véase este resumen.
Archivo automático, tablas bord y recordatorios
MyPeopleDoc facilita la organización. Se pueden crear subcarpetas según el tipo de documento. Los filtros, las etiquetas y la indexación agilizan las búsquedas. La tabla bord agrupa tareas, recordatorios y alertas. Esto le ahorra tiempo y le ayuda a cumplir los plazos.
- Subcarpetas dinámicas y normas de archivo
- Búsqueda rápida mediante palabras clave y metadatos
- Recordatorios y alertas mostrados en el panel bord
| Función | Ganancia | Usar |
|---|---|---|
| Firma electrónica | Rapidez, seguridad, conformidad | Común |
| Clasificación automática | Orden, visibilidad, búsqueda | Regular |
| Alertas y notificaciones | Proactividad, olvido cero | Común |
Seguridad e interoperabilidad, dos pilares de MyPeopleDoc
Cifrado, autenticación forte y RGPD
MyPeopleDoc aplica un cifrado robusto a los datos almacenados y a los flujos de datos, utiliza SSL/TLS y ofrece autenticación de dos factores. El alojamiento con certificación ISO 27001 y la conformidad RGPD refuerzan la confianza de la dirección y los DPO. Estandariza la seguridad sin hacerla más compleja.experiencia del usuario.
- Cifrado de extremo a extremo
- Archivo jurídico para los periodos reglamentarios
- Autenticación multifactor
Para comprender los retos de la resistencia documental, véase este comentario.
Integración del SIRH y conectores API
MyPeopleDoc se integra con nóminas, GT, ATS y repositorios a través de API. La sincronización evita las dobles entradas y garantiza la coherencia de los datos. Los documentos siguen su ciclo de vida, desde el alta hasta la baja, sin interrupción de la información. Las migraciones de software se realizan limitando las pérdidas y las diferencias de versión.
- Conectores entrantes y sortantes
- Compatibilidad con los principales programas informáticos de recursos humanos
- Un único depósito de documentos
Encontrará consejos de aplicación en esta guía de integración.
Activación, support y optimización del uso en MyPeopleDoc
Fases clave del proceso de activación
La activación se realiza en cuatro etapas: suscripción por parte de la empresa, envío del enlace de activación, verificación de la dirección de correo electrónico profesional, creación de una contraseña fort y activación de las notificaciones. Compruebe el remitente de RRHH, respete el plazo de activación y guarde los códigos de recuperación. Una buena preparación evita que se bloquee el acceso.
- Invitación de la dirección oficial de RRHH
- Activación dentro del plazo especificado
- Contraseña única y segura
- Notificaciones para cada nuevo documento
Consejos y recursos útiles
Para maximizar el valor de MyPeopleDoc, organiza una breve formación, configura la tabla bord, prueba filtros y etiquetas, automatiza recordatorios. En caso de duda, recurre a las FAQ, los support y los seminarios web. La ergonomía es sencilla, pero algunas operaciones atípicas requieren una comprobación metódica.
| Ayuda | Recursos | Objetivo |
|---|---|---|
| Tutorial en vídeo | Rápido de aprender | Descubra las funciones esenciales |
| Asistencia técnica | Chat, correo electrónico | Desbloquear una situación |
| Seminarios en línea | Noticias y novedades | Actualización de las prácticas |
La productividad depende de la calidad del ecosistema documental. Con MyPeopleDoc, puede alinear seguridad, automatización, accesibilidad y gobernanza. RRHH gana visibilidad. Los empleados ganan autonomía. La dirección gana en control de riesgos.
Preguntas frecuentes sobre el uso diario de MyPeopleDoc
- Qué documentos almacenar en MyPeopleDoc
Nóminas, contratos, endosos, certificados, notas, justificantes y documentos administrativos personales. - ¿Funciona MyPeopleDoc en la red de la empresa?
Sí, a través de la aplicación móvil y la web portail, acceso 24 horas desde cualquier dispositivo conectado. - ¿Cómo protege MyPeopleDoc mi información?
Cifrado de datos, SSL/TLS, archivado legal, autenticación de dos factores y alojamiento con certificación ISO 27001. - Asistencia al usuario de MyPeopleDoc
Preguntas frecuentes, seminarios web, asistencia por chat y correo electrónico, centro de ayuda paso a paso. - ¿Puedo 1TP5 organizar libremente mi espacio MyPeopleDoc?
Sí, con subcarpetas, etiquetas, filtros y notificaciones para una gestión proactiva.