Activación, seguridad, organización, intercambio y portabilidad: 5 pasos para dominar MyPeopleDoc y aprovechar al máximo tu caja fuerte digital de RR. HH. en 2026. 
MyPeopleDoc se ha consolidado en 2026 como la caja fuerte digital de RR. HH. de referencia en Francia: más de 3.000 empresas clientes (Total, Air France, Ubisoft, Société Générale, SNCF, Carrefour) y más de 8 millones de cajas fuertes activas del lado de los empleados. Editado por UKG (Ultimate Kronos Group) desde la adquisición de la joya francesa PeopleDoc en 2018, el servicio pasa a llamarse oficialmente UKG HR Service Delivery del lado de la empresa, pero conserva su nombre MyPeopleDoc para el espacio del empleado. Nóminas, contratos, anexos, certificados, RIB: toda tu carrera administrativa cabe en 10 Go de espacio personal seguro, con un archivo con valor probatorio confiado a Arkhineo (Docaposte) y una conservación de las nóminas de hasta 50 años — accesible de por vida, incluso después de tu salida de la empresa. Sin embargo, la mayoría de los usuarios solo aprovechan una fracción de las posibilidades de MyPeopleDoc. Aquí tienes los 5 pasos concretos para dominar tu caja fuerte MyPeopleDoc, desde el primer correo electrónico de invitación hasta tu vida profesional después de la empresa.
Paso 1 — Activar correctamente su cuenta MyPeopleDoc
La activación de tu cuenta MyPeopleDoc condiciona todo lo demás. Una mala decisión en esta etapa (correo electrónico profesional en lugar del personal, enlace caducado, contraseña débil) puede costarte el acceso a años de nóminas electrónicas.
El desencadenante: el correo electrónico de invitación de su empleador
Es imposible crear una cuenta MyPeopleDoc de forma autónoma. El servicio funciona estrictamente por invitación del empleador : es la empresa la que suscribe la suscripción UKG (a partir de unos 3 € al mes por empleado, decreciente según la plantilla y los módulos activados). Una vez firmado el contrato, tu departamento de RR. HH. activa el envío automático de un correo electrónico que contiene un enlace de activación único y personal.
Procedimiento de activación detallado
- Identifica el correo electrónico de invitación de MyPeopleDoc en su bandeja de entrada (compruebe también el spam). El remitente suele ser noreply@mypeopledoc.com o un alias de su servicio de RR. HH.
- Haga clic en el enlace de activación rápidamente: por lo general caduca en 30 días. Pasado ese plazo, tendrás que solicitar un nuevo enlace a tu departamento de RR. HH.
- Introduzca el código de activación único facilitado en el correo electrónico si se le solicita.
- Elija el correo electrónico asociado a la cuenta — la etapa más estratégica de todo el proceso (véase el consejo a continuación).
- Cree una contraseña segura : 12 caracteres como mínimo, combinación de mayúsculas, minúsculas, cifras y caracteres especiales, idealmente generada por un gestor de contraseñas.
- Valida tu dirección mediante el correo electrónico de confirmación, acepta las condiciones generales y finaliza la creación de la cuenta.
Para las siguientes conexiones, el acceso se realiza en www.mypeopledoc.com o, en las grandes organizaciones, directamente a través de la intranet con autenticación única (SSO).
Consejo n.º 1: utiliza un correo electrónico personal, nunca tu correo electrónico profesional
Es la trampa clásica. Si activas tu cuenta MyPeopleDoc con tu dirección prenom.nom@votreentreprise.fr, el día en que dejes la empresa, perderás el acceso a tu buzón de correo profesional y, por tanto, a cualquier función de recuperación (contraseña olvidada, alertas de conexión, validación por correo electrónico). Utiliza sistemáticamente tu dirección personal (Gmail, iCloud, Proton Mail) al crear la cuenta. Así podrás consultar tus nóminas 5, 10 o 30 años después de tu salida, exactamente la promesa de portabilidad que constituye la fuerza de MyPeopleDoc. Tenlo en cuenta: en caso de pérdida de la dirección de correo electrónico asociada, la recuperación de la cuenta pasa por un procedimiento manual ante el soporte, largo y tedioso.
Paso 2 — Asegurar tu acceso a MyPeopleDoc con 2FA y biometría
Su caja fuerte dort digital contiene datos extremadamente sensibles: ingresos, RIB, número de la seguridad social, contratos de trabajo. Una contraseña sola ya no basta en 2026.
Activar la autenticación de dos factores (2FA)
La doble autenticación está desormás activada por defecto al crear la cuenta en la majoría de los despliegues de MyPeopleDoc, pero verifíquela en Configuración › Seguridad. Generalmente se proponen tres opciones:
- Código por SMS : práctico pero vulnerable al SIM swapping. Aceptable para empezar, debe sustituirse en cuanto sea posible.
- Aplicación de autenticación (Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator) : el método recomendado. El código cambia cada 30 segundos y no puede ser interceptado a distancia.
- Email de respaldo : útil como método de respaldo, siempre que ese correo electrónico sea una cuenta personal igualmente protegida.
Activar la biometría en la aplicación móvil
Descargue la aplicación oficial en iOS o Android (busque PeopleDoc, UKG Pro o UKG Ready según el despliegue de su empresa). Una vez conectado con sus credenciales habituales, active Face ID o la huella dactilar en los ajustes de la app. También recibirá una notificación push con cada nuevo depósito de documento; práctico para no perderse nunca una nómina o una solicitud de firma.
Conservar los códigos de recuperación
Al activar la 2FA, MyPeopleDoc proporciona códigos de recuperación de un solo uso. Guárdelos en un lugar seguro: gestor de contraseñas, llavero de iCloud o sobre sellado. Sin ellos y sin acceso a su teléfono, la recuperación de la cuenta deberá pasar obligatoriamente por su servicio de RR. HH. o el support de UKG, lo que puede llevar varios días.
Paso 3 — Organizar su caja fuerte fort para encontrarlo todo en 5 segundos
Al cabo de unos años, su caja fuerte MyPeopleDoc puede contener entre 100 y 300 documentos. Una clasificación mínima le evitará buscar durante 20 minutos la nómina de febrero de 2023 cuando su banco se la pida.
Clasificación automática frente a manual
MyPeopleDoc aplica una clasificación automática básica por tipo de documento (Nómina, Contratos, Anexos, Certificados, Notas de servicio), con filtros por tipo y por fecha. Puede completar esta clasificación con:
- Etiquetas personalizadas : añada etiquetas por proyecto, por año, por tema (ej.: “mudanza”, “declaración de la renta”, “expediente bancario”)
- Subcarpetas manuales : cree sus propias carpetas según su lógica personal
- Búsqueda por palabras clave : el motor de búsqueda indexa el contenido de los PDF, lo que permite encontrar un documento incluso sin conocer su título exacto
Tres buenas prácticas de organización
- Descargue sistemáticamente los documentos críticos (contrato, certificado de trabajo, última nómina de cada año) en su disco duro o en una nube personal. La portabilidad de MyPeopleDoc está garantizada, pero una copia local nunca está de más.
- Active las notificaciones por correo electrónico y push con cada nueva subida, para no perderse ningún documento importante (en particular las nóminas a final de mes).
- Controle su cuota : 10 GB son más que suficientes para toda una carrera profesional (tamaño máximo de 250 MB por archivo), pero si también almacena allí justificantes personales voluminosos, vigile el indicador en los ajustes.
Paso 4 — Dominar el uso compartido seguro y la firma electrónica
MyPeopleDoc no es solo una caja de almacenamiento: también es una herramienta para compartir y firmar electrónicamente. Bien utilizado, sustituye ventajosamente el envío de archivos adjuntos por correo electrónico a su banco, a un arrendador o a la administración.
Compartir un documento con un tercero de forma segura
En lugar de enviar una nómina como archivo adjunto de Gmail (que transita por los servidores de Google), utilice la función de uso compartido nativa de MyPeopleDoc:
- Seleccione el documento que desea compartir
- Haga clic en el icono Compartir o “Generar un enlace”
- Defina una fecha de caducidad (24 h, 7 días, 30 días según la necesidad)
- Opcionalmente, añada una contraseña que se transmitirá por separado
- Copie el enlace y envíelo por el canal que prefiera
El destinatario accede al documento a través de una página dedicada, sin necesidad de tener una cuenta MyPeopleDoc. Al expirar, el enlace se desactiva automáticamente y el documento deja de ser accesible. Ideal para trámites bancarios, expedientes de alquiler o inscripciones administrativas.
Utilizar la firma electrónica eIDAS
Para los contratos o anexos que haya que firmar, MyPeopleDoc integra una firma electrónica conforme con el reglamento europeo eIDAS. Procedimiento:
- Recibe una notificación de solicitud de firma
- Se autentica (contraseña + 2FA, o biometría a través de la app móvil)
- Lee el documento que debe firmar
- Valida la firma con un clic
- Se genera automáticamente una pista de auditoría horodatada
La firma electrónica tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. Ya no hace falta imprimir, escanear y reenviar un documento para validar un aumento o una adenda de teletrabajo.
Paso 5 — Garantizar la portabilidad de su caja fuerte digital después de su salida
Aquí es donde MyPeopleDoc realmente se distingue de las soluciones de la competencia: su caja fuerte digital le pertenece, independientemente de su empleador — de conformidad con el artículo L3243-2 del Código de Trabajo sobre la desmaterialización de la nómina. Siempre que se haya preparado bien la transición.
Antes de dejar la empresa
Unas semanas antes de su salida efectiva, tómese el tiempo de:
- Comprobar que su dirección de correo electrónico de activación sea efectivamente personal. Si no es así, póngase en contacto con el support de MyPeopleDoc antes de que finalice su contrato para modificarla (su correo profesional se desactivará después de su salida).
- Descargar una copia local de todos sus documentos importantes: nóminas, contrato, adendas, certificado de trabajo, finiquito, certificado de France Travail.
- Recuperar su certificado de empresa destinado a France Travail y su certificado de trabajo si el empleador los deposita en MyPeopleDoc.
- Comprobar sus notificaciones para no perderse ningún documento tardío (regularizaciones de nómina, primas diferidas).
Después de su salida
Una vez que haya salido de la plantilla, su cuenta MyPeopleDoc sigue siendo plenamente accesible:
- Sigue conectándose en www.mypeopledoc.com con sus credenciales habituales
- Puede consultar y descargar sus documentos sin límite de tiempo
- El servicio sigue siendo gratuito para usted de por vida (el empleador simplemente deja de pagar la suscripción correspondiente a usted y ya no puede depositar nuevos documentos)
- Las nóminas se conservan 50 años mediante el archivado con valor probatorio de Arkhineo — valioso para sus futuros trámites de jubilación
Si su nueva empresa también utiliza MyPeopleDoc
Excelente noticia: todos sus documentos se agrupan en la misma caja fuerte digital. Conserva las nóminas y los contratos de su antiguo empleador, y los nuevos se añaden automáticamente. Para ello, su nuevo servicio de RR. HH. solo tiene que invitarle con la misma dirección de correo electrónico personal ya utilizada anteriormente.
Resumen: su check-list MyPeopleDoc
| Escenario | Acción prioritaire | Por qué es importante |
|---|---|---|
| 1. Activación | Utilizar un correo electrónico personal, nunca profesional | Garantiza la portabilidad de la caja fuerte digital tras su salida |
| 2. Seguridad | 2FA mediante aplicación + biometría móvil | Protege datos fiscales, bancarios y contractuales |
| 3. Organización | Etiquetas personalizadas + copias locales | Le ahorra 20 min en cada trámite administrativo |
| 4. Compartir | Enlaces temporaires + firma eIDAS | Más seguro que un archivo adjunto por correo electrónico, mismo valor legal |
| 5. Portabilidad | Verificar el correo electrónico personal antes de la salida | Conserva el acceso a 50 años de archivos RR. HH. |
Seguridad y conformidad: lo que hay que saber sobre MyPeopleDoc
MyPeopleDoc respeta estándares de seguridad comparables a los del sector bancario, con algunos matices que conviene conocer:
- Cifrado AES-256 de los datos en reposo en los servidores
- TLS 1.3 para las transferencias de datos
- Certificación ISO/IEC 27001 y alojamiento HDS (Hébergeur de Données de Santé)
- Cumplimiento del RGPD : servidores ubicados en Francia y en Europa, sin transferencia de los datos de los usuarios europeos a Estados Unidos (exigencias posteriores a Schrems II)
- Archivado con valor probatorio garantizado por Arkhineo, filial de Docaposte
- Autenticación multifactor activada por defecto
Debe matizarse : MyPeopleDoc no propone cifrado de extremo a extremo (E2E). El editor UKG puede técnicamente acceder a los datos almacenados en sus servidores (en un marco estrictamente regulado, tipo requerimiento judicial). Para la práctica totalidad de los documentos de RR. HH., este nivel de protección es más que suficiente. Para documentos ultrasensibles (médicos, jurídicos), un cofre-fort E2E tipo Tresorit o Proton Drive ofrece un nivel adicional.
Modelo B2B2C: ¿a quién contactar en caso de problema?
MyPeopleDoc funciona en B2B2C : el cliente comercial directo es la empresa, no usted. Consecuencia práctica para el support:
- En activo : contacte primero con su servicio de RR. HH. Pueden reenviar un enlace de activación, desbloquear una cuenta o actuar de intermediarios con UKG.
- Después de su salida : utilice el formulario de support en mypeopledoc.com (respuesta en un plazo de 24 a 48 h laborables).
- Para cuestiones técnicas complejas (integración SSO, migración de datos), solo UKG puede intervenir, generalmente a petición de la empresa cliente.
Para las empresas que desarrollan sus propias herramientas de RR. HH. o portales de empleados a medida, DualMedia acompaña el desarrollo de plataformas documentales conformes con el RGPD.
Preguntas frecuentes — MyPeopleDoc
¿Cómo activar mi cuenta de MyPeopleDoc si no he recibido invitación?
Compruebe primero sus carpetas de spam y correo no deseado. Si no llega nada, contacte directamente con su servicio de RR. HH.: solo ellos pueden activar un nuevo envío de invitación. Es imposible crear una cuenta MyPeopleDoc por cuenta propia; el servicio funciona estrictamente por invitación del empleador.
¿Puedo conservar el acceso a mi cofre-fort MyPeopleDoc después de haber dejado la empresa?
Sí, de por vida y gratis, siempre que haya activado su cuenta con una dirección de correo electrónico personal (y no profesional). Sus nóminas se conservan 50 años, sus contratos de forma indefinida, conformemente al artículo L3243-2 del Código de Trabajo.
¿Qué hacer si mi enlace de activación de MyPeopleDoc ha caducado?
Los enlaces de activación suelen caducar en un plazo de 30 días. Pida a su servicio de RR. HH. que genere un nuevo enlace: es una operación habitual que pueden realizar en pocos minutos.
¿Cómo conectarse a MyPeopleDoc?
Acceda a www.mypeopledoc.com e introduzca la dirección de correo electrónico y la contraseña definidos durante la activación. En algunas grandes organisations, la conexión se realiza directamente desde la intranet mediante la autenticación única (SSO). Una aplicación móvil también está disponible en iOS y Android.
¿Cuánto almacenamiento ofrece MyPeopleDoc?
10 Go de espacio personal gratuito, con un tamaño máximo de 250 Mo por archivo. Es más que suficiente para toda una carrera de documentos de RR. HH. Si también almacena allí sus justificantes personales, vigile la cuota en la configuración.
¿MyPeopleDoc es realmente seguro?
Sí. Cifrado AES-256 en reposo, TLS 1.3 en tránsito, certificación ISO 27001, alojamiento HDS en Francia y en Europa, conformidad con el RGPD, archivado con valor probatorio Arkhineo. Matiz importante: no se trata de un cifrado de extremo a extremo (E2E), a diferencia de soluciones como Tresorit o Proton Drive.
¿Cuánto cuesta MyPeopleDoc?
Para los empleados: totalmente gratuito, de por vida. Para las empresas: a partir de unos 3 euros al mes por empleado, con tarifas decrecientes según la plantilla y los módulos activados (firma electrónica, workflows, GED). Es el empleador quien paga la suscripción.
¿Qué documentos puedo almacenar en MyPeopleDoc?
Los documentos de RR. HH. depositados por su empleador (nóminas, contratos, anexos, certificados, notas de servicio), así como sus justificantes personales que añade usted mismo (RIB, documento de identidad, diplomas, justificantes de domicilio). Formats aceptados: PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, entre otros.
¿Qué diferencia hay entre MyPeopleDoc, PeopleDoc y UKG?
PeopleDoc es la empresa francesa fundada en 2007 por Jonathan Benhamou y Clément Buyse. MyPeopleDoc es el espacio del lado del empleado (su cofre-fort personal). UKG (Ultimate Kronos Group) es el editor estadounidense que posee la solución desde 2018 y la ha rebautizado como UKG HR Service Delivery del lado de la empresa.
¿Cuáles son los competidores directos de MyPeopleDoc?
Los principales competidores en Francia son Digiposte (La Poste, más generalista con facturas e impuestos), Coffreo (especialista del trabajo temporal), Sage Coffre y el espacio del empleado de ADP. MyPeopleDoc sigue siendo el más especializado en documentos de RR. HH. y el más utilizado por las medianas empresas y las grandes cuentas.